כשמארגנים אירוע יש לא מעט החלטות שצריך לקבל, אך המאתגרת ביותר היא בחירת הלוקיישן של האירוע, החלטה שיכולה להיות לה השפעה גדולה על מידת ההצלחה שלו. מקום האירוע יוצר אווירה ומשפיע על תחושות האורחים, אבל יותר מזה, מהבחירה של הלוקיישן נגזרות עוד החלטות חשובות אחרות כמו תאריך האירוע והשעה שלו ובחירות הקשורות לשאלות כמו האם האולם מספק שירותי קייטרינג ודי.ג'יי או עובד עם צלם קבוע. כל זה אומר, שבין אם אתם מארגנים כנס גדול, בין אם חתונה אינטימית עם המשפחה הקרובה ובין אם אירוע רב משתתפים לרגל השקה של ליין מוצרים חדש- הלוקיישן צריך להיות הצעד הראשון שלכם בתהליך ההוצאה לפועל של האירוע המתקרב, וחשוב שהצעד הזה ייעשה בחוכמה.

אנחנו חיים בתרבות של שפע שמוצאת ביטוי גם במגוון רחב של אפשרויות ללוקיישנים מדהימים לאירועים, כמו גני אירועים, אולמות אירועים, בתי מלון, אירועים בטבע, בוילה או באחוזת פאר. השפע הזה, שהוא חיובי כמובן, היות שהוא מאפשר לנו ליהנות מאיכות חיים גבוהה יותר, יכול פעמים רבות לבלבל ולהטעות.

כדי שתבחרו נכון וכדי שתהליך הבחירה יהיה כמה שיותר נעים ונטול בלבולים, קבלו את כל עשרת השיקולים החשובים ביותר שצריך להתייחס אליהם בבחירת הלוקיישן המנצח.

1. תקציב

אומרים שהכל מתחיל ונגמר בכסף, ולמרות שיש מי שיטענו כי מדובר בציניות לשמה, יש בזה משהו.

כשאנחנו רוצים לצאת לחופשה אנחנו חייבים להתייחס לשיקולי תקציב כדי להחליט אם להישאר בגבולות הארץ או לטוס לחו"ל וכשאנחנו מחליטים להיכנס לפרויקט שיפוצים התקציב משחק תפקיד מרכזי בבחירה של היקף העבודות שהשיפוצים האלה יכללו. באותה נימה, בחירת לוקיישן צריכה להיות תלויית תקציב, היות שהאפשרויות שונות מאוד זו מזו מבחינת עלויות. גן אירועים אחד מתמחר את העלויות לפי מנה, אולם אירועים אחר, שלא מציע שירותי הסעדה, יציע תמחור גלובלי, ואתם צריכים לברר את העלויות הללו כדי לבדוק שהן מתיישבות עם התקציב הקיים לטובת ארגון האירוע. זכרו, שגם גני אירועים שגובים תשלום לפי מנה נבדלים זה מזה בעלויות שהם מציעים, עלויות שיכולות לנוע מ-150 שקלים למנה ועד ל-450 שקלים. שבו עם עצמיכם קודם כל כדי להבין כמה כסף יש לכם להקציב לאירוע, ורק אז, גשו לבדוק את המחירים של אולמות האירועים השונים.

2. מספר המוזמנים

מספר האורחים הצפוי וגודל האולם הם שיקולים מרכזיים שצריך לתת אליהם את הדעת כבר בתחילת הדרך.

אם נתברכתם במשפחה יהודית טיפוסית, שהיא גדולה ומרובת ילדים, אחים ודודות, אולם קטן במיוחד לא יהיה רלוונטי עבורכם. בניגוד לכך, אם אתם בונים על אירוע קטן ואינטימי עם בני המשפחה והחברים הקרובים אין סיבה שתלכו על לוקיישן המיועד לאירועים רבי-משתתפים. מיד אחרי שסגרתם את פינת התקציב, שבו וערכו רשימה של מספר האורחים שאתם רוצים להזמין. בהתאם לאורך הרשימה, תוכלו לבחור בגודל המתאים של האולם. אל תשכחו, שאולם קטן לא בהכרח יהיה זול יותר מאולם במימדי ענק. הכל תלוי ברמת האירוח שהאולם מציע ובמידת היוקרה שלו.

3. הקונספט על בסיסו יעוצב האירוע

תקציב, יש? רשימת מוזמנים מגובשת, יש? מצויין. אתם בדרך הנכונה. זה הזמן לשאול את עצמיכם איזה סוג אירוע אתם רוצים. נכון שחתונות במהות שלהן הן זהות, הן הרי נועדו לאפשר לבני זוג אוהבים לבוא בברית הנישואין ולקיים טקס חופה וקידושין כהלכתו. אבל בצורתן הן לא חייבות להיות זהות. היום, ישנה נטייה לצקת לחתונות תכנים מיוחדים ולבנות אותן סביב קונספט יוצא דופן, כך שהאירוע שלכם יהיה שונה לחלוטין מהחתונה של החברים שלכם שהתקיימה לפני שבוע. חתונה בטבע, חגיגה מקסיקנית על הים, חתונה בסטייל רטרו או חתונה בלבן- השמיים הם הגבול. מדוע בחירת הקונספט לאירוע חשובה בשלב הזה? איך היא משפיעה על בחירת הלוקיישן? טוב ששאלתם. בחירת מיקום האירוע צריכה להיעשות בהתאם לקונספט שסביבו האירוע יסוב. אם אתם מפנטזים על חתונה על חוף הים, אין סיבה, מן הסתם, שתקדישו אנרגיה כדי לחפש גני אירועים בלב העיר. אם בא לכם חתונה בטבע, אולם אירועים- יפה ומיוחד ככל שיהיה- לא באמת ישרת את הצרכים שלכם.

אז קודם כל החליטו על קונספט לאירוע ורק אז התחילו לעבור על רשימת האפשרויות ללוקיישנים בהתאם.

כמובן, שבחירת הקונספט צריכה להיות שיקול ששווה להתייחס אליו לא רק כשמדובר בחתונות, אלא גם באירועים מסוגים אחרים. בנוסף, כדאי שהקונספט ייבחר לא לפי טרנדים ומגמות עכשוויות, אלא בהתאם לצו הלב שלכם- למה שאתם אוהבים, לתחומי העניין שלכם, לתחביבים שלכם, להעדפות העיצוביות שלכם וכן הלאה. בסופו של דבר, האירוע אמור לשקף את מי שאתם, ולכן חשוב שהוא יעוצב לאור ה"אני מאמין" שלכם.

4. שירותי קייטרינג

האם במקום ישנו מטבח? האם האולם מציע שירותי קייטרינג לאירועים? שאלת הקייטרינג היא משמעותית, היות שכיום בכל השמחות והחגיגות משולבים גם פתרונות קולינריים שנועדו להשביע את בטנם המקרקרת של האורחים, ואם נודה באמת, הפתרונות הקולינריים הללו הפכו עם השנים למרכז האירוע. אולי בגלל שישראלים אוהבים לאכול ואולי מכיוון שכל החגים היהודיים מבוססים במידה כזו או אחרת על אוכל והתרגלנו לכך כל כך- אירוע שהוגש בו אוכל ערב לחך בדרך כלל ייזכר לטובה, ולהיפך. המשמעות של כל זה היא, שלוקיישן שמציע שירותי קייטרינג הוא אופציה שתעשה לכם את החיים קצת יותר קלים. גני אירועים בשרון, בצפון או במרכז- היום מרבית הלוקיישנים מציעים גם שירותי הסעדה, ואלו שאין בהם מטבח עובדים עם ספקי קייטרינג קבועים.

יחד עם זאת, אם אתם מתכננים אירוע קצת פחות שגרתי שיתקיים בחוץ, קחו בחשבון שתהיה לכם משימה נוספת לדאוג לשירותי ההסעדה, משימה שלא תצטרכו להתמודד איתה אם תלכו מראש על האופציה של אולם אירועים שיש בו מטבח. בין אם תבחרו אולם שיש בו שירותי קייטרינג, בין אם תלכו על מקום שעובד עם ספק חיצוני ובין אם על לוקיישן שיאפשר לכם להביא ספק קייטרינג משלכם- אל תסתפקו בלראות את התפריט בלבד או לשמוע על המנות, אתם חייבים גם לטעום אותן! רוב האולמות יאפשרו לכם להגיע לערב טעימות במסגרתו תוכלו לבחון האם המזון נראה לכם או לא. מומלץ לשים לב לכך שיהיה בחוזה עליו אתם מתכוונים לחתום עם מפעילי הלוקיישן סעיף שמתיר לכם להתחרט במידה והאוכל אינו לטעמכם. היות שמקומות רבים יבקשו מכם לחתום על חוזה לפני מפגש הטעימות, אם תצאו מאוכזבים מהמפגש הזה תהיה לכם דרך חזרה על ידי סעיף בחוזה שמגן עליכם מהבחינה הזו.

5. שירותים נוספים

מעבר לקייטרינג, ישנם מקומות שמציעים שירותים נלווים אשר נועדו להקל על הלקוח ולהוריד מעל כתפיו כמה שיותר אחריות ארגונית לקראת האירוע. כתיבת טקסט לאירוע, די.ג'יי, עיצוב אירועים, צלם או פעילויות, סדנאות וגימיקים שניתן לשלב באירוע- ככל שאתם תצטרכו לעשות פחות, כך תוכלו לפנות יותר משאבים כדי להתכונן נפשית לאירוע הגדול שלכם. במילים אחרות, מקומות שיציעו לכם מעטפת שירותים כמה שיותר רחבה תחת קורת גג אחת יחסכו לכם הרבה ריצות מפה לשם, תיאומים והתעסקויות שאפשר למנוע.

6. מיקום

אומנם חיים במדינה קטנה, אבל זה עדיין לא אומר שהמוזמנים לאירוע שלכם לא יצטרכו להיתקע בפקקים ולעבור קילומטרז' מכובד כדי להשתתף בשמחה שלכם, במיוחד אם הם מגיעים מקצוותיה של הארץ. בנקודה הזו שווה להזכיר, שחיי היומיום של האורח הממוצע שעתיד להשתתף באירוע שלכם הם עמוסים בדיוק כמו שלכם.

גם הם כמוכם מלהטטים בין הבית, לעבודה ולילדים, וגם להם אין רגע דל שלא לדבר על זמן פנוי להקדיש לעצמם ולעשות משהו שהם אוהבים. במילים אחרות, אנחנו חיים במציאות שבה הזמן הוא משאב יקר ונדיר ביותר, והאורחים שלכם עומדים לתת לכם נתח נאה מהמשאב הזה, שכאמור אין להם בשפע.

זה לכשעצמו ראוי להערכה, ולכם אתם כמארגני האירוע או בעלי השמחה, תיטיבו לעשות אם תחסכו להם כמה שיותר זמן בדרכים. הפתרון הוא לבחור לוקיישן שהמיקום שלו הוא מרכזי, כך שאף אחד מהמוזמנים שלכם לא יצטרך לעבור מסע כומתה תעבורתי כדי להגיע לשמחה שלכם. גן אירועים בשרון למשל, שהוא אזור מטרופוליני מרכזי מאוד ונגיש, יכול להיות פתרון מצויין שיבטיח שהאורחים שלכם לא יגיעו לאירוע באיחור או עם הלשון בחוץ בשל נסיעה ארוכה או בגלל שהם נאבדו בדרך. נכון, אורחים שמגיעים מקצוות הארץ עדיין ימצאו את עצמם שורפים לא מעט זמן בנסיעה, אבל זהו גם אחד החסרונות של לגור בקצה הצפוני או הדרומי של הארץ, ותושבי האזורים הללו יודעים זאת היטב ורגילים לכך (מה לעשות, שהכל קורה במרכז?).

קיים שפע של אולמות אירועים בשרון, כך שמתוך המבחר הזה וודאי תוכלו בסוף למצוא את האולם המתאים לכם ביותר שגם יענה על כל יתר הקריטריונים שהוזכרו קודם לכן. בהקשר הזה נציין, שרצוי ביותר לצרף הוראות הגעה עם מפה על גבי ההזמנה, במיוחד אם בחרתם בלוקיישן שממוקם בפרברים או בקצהו של פרדס בלתי מוכר. נכון שה-GPS הפך לאחד המכשירים האלקטרוניים הכי שימושיים כיום בקרב נהגים, אבל עדיין יש כאלה שלא גילו את נפלאותיו, ולטובתם כדאי שיהיו הוראות הגעה.

7. מקומות חנייה

אין משהו מעצבן יותר מלהסתובב סביב עצמך בניסיון למצוא חנייה. על אף שהביטוי מצוקת חניה נקשר אסוציאטיבית עם תל אביב, לא צריך להיות תל אביבי וותיק כדי להבין כמה זה מתסכל לא למצוא איפה להחנות את הרכב, במיוחד כשמגיעים ליעד 'על הקשקש' . כדי שהאורחים שלכם לא יגיעו לאירוע בלי אוויר ומרוטי עצבים, חשוב לבחור לוקיישן שיש בו רחבת חנייה ענקית עם מקומות חנייה לכל רשימת המוזמנים שלכם. במידה ואין רחבת חנייה צמודה לאולם או לגן האירועים, בדקו שישנם מקומות חנייה בקרבת מקום. במידה ושתי האפשרויות הללו אינן מתקיימות, כאשר מדובר באירועים גדולים במיוחד ועתירי תקציב, כמו אירועים עסקיים, תמיד תוכלו לשכור נהגים שיסיעו את האורחים אל אזור האולם, כך שגם אם הם יחנו יחסית רחוק הם יוכלו ליהנות משירותי הסעה פרטיים עד למקום האירוע.

8. נגישות

נגישות בהקשר של לוקיישן לאירוע פירושה, כי המבנה מתאים לשימוש עבור אנשים שהיכולות הגופניות, הנפשיות או השכליות שלהם הן נמוכות או מוגבלות. אתם בטח רוצים שכל אחד מהמוזמנים לאירוע יוכל ליהנות, אך אם תבחרו לוקיישן עם רחבת חנייה שאין בה חניות שמורות לנכים, עם כניסה צרה וקטנה מידי, עם שירותים בקומה שנייה ללא מעלית או עם שולחנות לא מספיק מרווחים- אורחים על כסא גלגלים לא ירגישו שהם מקבלים מענה לצרכים שלכם. בעידן שבו האימרה "כל אחד לפי יכולתו וכל אחד על פי צרכיו" היא מנטרה שלטת בשיח, חשוב לחשוב על הכל מראש ולהתייחס גם לצרכיהם של אוכלוסיות מיוחדות. על אף שקיימת מודעות הולכת וגוברת לחשיבותה של הנגישות במערכות, מקומות ומבנים, עדיין בענף האירועים וההסעדה ניתן למצוא גנים ואולמות אירועים רבים שאינם מותאמים לנכים. אם תבחרו מראש אולם כזה, שהוא לא נגיש, אתם תבטיחו שבעלי מוגבלויות לא יוכלו להגיע להשתתף בשמחתכם, וחבל מאוד.

9. לוקיישן ידידותי לילדים

הזכרנו קודם אוכלוסיות מיוחדות, וזה הטיימינג המושלם להתייחס לאוכלוסייה המיוחדת ביותר- הילדים האהובים שלנו. אנחנו אוהבים אותם, רוצים שיהיה להם טוב ואנחנו נעשה בשבילם הכל- אבל כשהם לא מקבלים מענה ראוי לצרכים שלהם הם יכולים להשתגע או לשגע אותנו במקום. במידה והאירוע לא אמור לכלול ילדים, אתם יכולים לפסוח על הסעיף הזה, אבל אם מדובר בשמחה משפחתית גדולה שצפויים להשתתף בה ילדים, כדאי להיערך לכך מראש ולבדוק עם צוות האולם שיש כסאות מיוחדים לילדים, שהתפריט כולל אופציות גסטרונומיות שילדים אוהבים כמו שניצל וצ'יפס, שבשירותים ישנה פינת החתלה ושהמרחב אינו מהווה כר פורה להתרחשותן של תאונות בשל היותו בלתי בטיחותי. אם כל התנאים הללו מתקיימים, אפשר להפוך את המקום לידידותי לילדים עוד יותר על ידי הקצאה של פינה ייעודית ומיוחדת לילדים בלבד. אפשר בפינה הזו לפרוס מחצלות עליהן יוכלו לזחול תינוקות, לפזר בה צעצועים ומשחקים או אפילו להתקין מסך טלוויזיה עם סרט מדליק לילדים שיעביר להם את הזמן בנעימים.

10. אקוסטיקה

אם יצא לכם בעבר להשתתף באירוע שהיה כל כך רועש עד כדי כך שלא הצלחתם לשמוע אחד השני – אתם בטח מבינים מדוע השיקול האקוסטי חייב להיות חלק מרשימת השיקולים שלכם כשאתם בוחרים לוקיישן לאירוע. מוזיקה משמחת ומקפיצה ואחלה ווייב הם חלק בלתי נפרד מכל אירוע, אבל זה לא צריך להיות ברמה כזו שתגרום לכם לחזור הביתה עם צפצופים באוזניים וצרידות. אקוסטיקה מתייחסת לאופן שבו צלילים "מטיילים" במרחב. תקרה נמוכה, למשל, אומנם תגרום לחלל להיראות חמים ונעים אבל אם הוא יהיה עמוס באנשים הוא גם יישמע רועש מאוד. מיקום נכון של מערכת ההגברה גם יכול לעזור, אבל כדאי מלכתחילה לתת תשומת לב לעניינים אקוסטיים שקשורים גם לארכיטקטורה של המבנה כדי שלא יהיה הד רב מידי כשבעלי השמחה או מארגני האירוע צריכים לנאום ועל מנת שכל אחד מהאורחים יוכל להתבטא בחופשיות.

אז מה היה לנו? הגדרת התקציב, גיבוש רשימה טנטטיבית ראשונית כדי להעריך את מספר המוזמנים, קביעת הקונספט או הנרטיב לאורם יעוצב האירוע, בירור אם האולם מציע שירותי קייטרינג ושירותים נלווים נוספים והקפדה על כך שהוא ממוקם במרכז, שהוא נגיש , שהוא מציע מקומות חנייה לרוב, שהוא ידידותי לזאטוטים ושיש בו אקוסטיקה טובה- אם תקחו בחשבון את כל השיקולים הללו אתם יכולים להיות בטוחים שהלוקיישן שתבחרו יהיה מושלם. היות שכאמור, בחירה נכונה של לוקיישן היא המפתח לארגון אירוע מוצלח שידברו עליו עוד הרבה אחרי שהוא יסתיים, שווה להשקיע אנרגיה וזמן בתהליך הזה ולהתייחס אל כל הפרמטרים שהצגנו כאן, מהקטנים ועד הגדולים יותר. לסיום, מעבר להוראות והנחיות רציונאליות, כדאי במקביל גם ללכת עם הלב.

אם הגעתם למקום עם אנרגיה טובה, אם נוצרה כימיה נפלאה ביניכם לבין צוות המקום ואם יש לכם תחושת בטן שזה זה- לכו איתה. הקול הפנימי יודע לא פחות מאשר השכל וההיגיון מה טוב לנו.

שיהיה רק בשמחות!